PDCA (Plan Do Check Act) lekat sekali dengan manajemen sebagai salah satu metode penting di dalamnya. Siklus ini dipopulerkan oleh seorang ahli yang bernama W.Edwards Deming. Pada kenyataannya, siklus ini banyak diterapkan oleh perusahaan terutama mereka yang bergerak di bidang manufacturing.
Plan do check action menjadi salah satu terobosan untuk perusahaan dapat menilai bagaimana tingkat manajemen mereka. Setelah adanya hasil yang diketahui nantinya, adanya perbaikan memungkinkan perusahaan jauh lebih baik. Untuk mengetahui lebih jauh apa itu PDCA cycle, simak beberapa poin penjelasan berikut:
Contents
Pengertian PDCA
PDCA adalah sebuah siklus dengan sebuah metode dalam manajemen untuk menyelesaikan masalah. Biasa digunakan untuk pengendalian kualitas, siklus ini sebenarnya berulang. Banyak digunakan perusahaan, PDCA mampu memecahkan suatu masalah dalam perusahaan dan membawanya keluar dari keadaan stagnasi.
Setelah mengenal apa itu plan do check act atau PDCA, kita perlu juga mempelajari tahapan, tujuan, kelebihan hingga kekurangannya. Hal ini dilakukan supaya kita paham akan penerapan yang mungkin dilakukan perusahaan tempat kita bekerja. Langsung saja kita simak beberapa pembahasan seperti yang tersebut di bawah ini:
Siklus Tahapan PDCA (plan do check act)
Siklus PDCA semenjak populer di tahun 1950 sudah banyak diterapkan di beberapa perusahaan di dunia. Sesuai dengan namanya, siklus ini sebenarnya mempunyai empat tahapan, namun ada 8 step PDCA saat melakukan aktivitas kaizen. Adapun 8 step tersebut di antaranya sebagai berikut.
- Urutkan beberapa masalah dalam perusahaan sesuai tingkat urgensinya
- Kumpulkan beberapa data yang berhubungan dengan masalah tersebut
- Tentukan dan cari akar dari masalah yang ada
- Menemukan beberapa alternatif demi suatu perbaikan
- Melaksanakan solusi yang dipilih
- Melakukan analisa dari apa yang dicapai
- Melakukan standarisasi
- Mencari suatu masalah yang baru.
Setelah mengenal 8 step atau langkah dari PDCA, kita juga sebaiknya mengetahui 7 tools PDCA dalam proses pelaksanaannya. Langsung saja kita simak beberapa poin pembahasan seperti berikut ini:
- Check Sheet atau sebuah lembar untuk mengumpulkan suatu data
- Stratifikasi atau pengelompokan suatu data yang telah dihimpun
- Pareto Chat berupa grafik masalah
- Fishbone Diagram atau bisa juga dikatakan sebagai diagram dari sebab akibat
- Histogram grafik distribusi informasi
- Scatter Diagram atau diagram hubungan dua variabel
- Control Chart atau grafik monitoring
Setelah mengetahui tahapan hingga tools yang digunakan dalam siklus PDCA, kita perlu memahami lebih jauh arti PDCA. Jika kita lihat dari Kepanjangan PDCA itu sendiri yang berarti plan do check act. Ini penjelasan lengkap terkait istilah tersebut.
Plan (Merencanakan)
Sesuai dengan namanya, tahap ini berkaitan erat dengan sebuah perencanaan sebelum siklus dimulai. Awalnya tahap perencanaan dengan melakukan identifikasi suatu masalah hingga spesifikasi dan mengumpulkan data. Tahap ini sebaiknya dilakukan dengan teliti demi mempermudah masuk ke tahap selanjutnya.
Do (Melaksanakan)
Pada tahap do atau melaksanakan, sebenarnya fokus kita sudah sedikit beralih untuk menganalisa. Setelah hal tersebut dilakukan, langkah selanjutnya adalah membuat kesimpulan secara tentatif. Kesimpulan tentatif bisa diartikan kesimpulan sementara karena hasilnya sendiri belum bisa dipastikan kebenarannya.
Check (Memeriksa)
Tahap selanjutnya setelah do ialah check atau memeriksa dari sebuah kesimpulan statistik. Memeriksa sebuah hasil dari beberapa perbaikan yang sebelumnya dilakukan, sudah sesuai atau belum. Langkah ini harus dilakukan dengan teliti dan hati-hati demi mencapai hasil yang akurat dan pastinya terbaik untuk kedepannya.
Act (Menindak)
Tahapan yang terakhir pada siklus PDCA ialah act atau menindak dan bisa juga dikatakan mempertahankan. Melakukan tindakan atas hasil yang sudah ada hingga membuat suatu penyesuaian dalam proses sebelumnya. Tahapan terakhir ini akan berpengaruh akan hasil di masa yang akan datang apakah berhasil atau tidak.
Tujuan PDCA Pada Perusahaan
Sebelum membahas mengenai tujuan, kita sedikit tahu salah satu contoh PDCA dalam suatu perusahaan supaya paham. Misalnya terkait pelayanan pada konsumen suatu perusahaan, perlu atau tidak adanya suatu perbaikan. Masalah dalam perusahaan sebaiknya diselesaikan melalui prinsip PDCA jika memungkinkan.
PDCA model dengan tahapan sesuai namanya pastinya punya tujuan yang baik untuk perkembangan perusahaan. Jika ingin mengetahui lebih jauh seperti apa, kita simak penjelasan berikut ini:
Kelebihan dan Kekurangan PDCA
Penerapan Metode PDCA pada suatu perusahaan sebaiknya perlu diketahui betul tahap hingga konsepnya. Konsep PDCA sendiri berkaitan erat dengan apa yang akan direncanakan dan diterapkan di dalamnya. Memahami Teori PDCA juga penting adanya demi suatu proses yang berjalan sesuai apa yang menjadi tujuan awal.
Pada dasarnya PDCA cycle adalah siklus yang juga tak luput dari kelebihan hingga kekurangannya, perusahaan perlu konsisten. Memahami kekurangan dan kelebihan tersebut bisa sedikit mencegah kemungkinan terburuk ada. Untuk lebih jelasnya, kita simak poin penjelasan berikut ini:
Kelebihan
Contoh penerapan PDCA seperti tersebut di atas mengenai masalah pelayanan pada konsumen sedikit memberi gambaran untuk kita. Bagaimana suatu PDCA plan do check act model itu berpengaruh dalam proses penyelesaian suatu masalah. Ingin tahu kelebihan lain yang seperti apa, simak daftar kelebihan PDCA berikut ini:
- Proses yang berkesinambungan untuk tahapan ke depannya sehingga memberikan kemungkinan besar adanya sebuah konsep yang baik dan terorganisir.
- Tahapan setiap prosesnya mudah untuk dipahami, sehingga jika diterapkan dalam perusahaan lebih efektif dan cepat terealisasikan.
- Bisa dilakukan pada semua bidang atau lini dalam suatu bisnis. Hal ini lantaran setiap prosesnya dilakukan runtun dan sangat mudah untuk dipahami. Tidak hanya oleh pimpinan perusahaan, namun juga karyawan yang ikut menjalankannya.
Kekurangan
Gambar PDCA dengan alur yang runtut sebenarnya menjadi sebuah kekurangan tersendiri dalam siklusnya. PDCA plan do check act pada prakteknya juga perlu waktu yang cukup lama dalam prosesnya. Untuk lebih jelasnya, kita simak beberapa kekurangan seperti berikut ini:
- Statis karena alur yang terdapat dalam setiap prosesnya hanya plan – do – check – act. Perusahaan tidak bisa mengimplementasikan adanya siklus ini jika kedepannya ada suatu proyek atau masalah baru dalam perusahaan.
- Proses yang dijalani harus beruntun dan kembali ke awal sehingga butuh waktu yang lama. Secara berulang, perusahaan hanya fokus pada proses tersebut sehingga kurang efisien.
- Untuk implementasi sendiri tidak saling berhubungan dalam prosesnya. Hal ini membuat perusahaan tidak dapat mengimplementasikannya jika ada sebuah proyek baru dalam perusahaan.
Dibalik segala kelebihan dan kekurangan dari siklus PDCA (Plan Do Check Act), pada kenyataannya siklus ini banyak digunakan. Di perusahaan anda salah satu yang juga menerapkan siklus tersebut tidak?. Jika tidak, pastinya setiap perusahaan punya alasan tersendiri untuk menerapkan atau tidak siklus PDCA tersebut.